Si la destruction de nombreuses archives peut déjà poser problème à un entrepreneur, il a l’obligation de pouvoir la justifier au besoin. Comment procéder ? C’est ce que nous voyons aujourd’hui.
Comment et pourquoi tenir le compte des archives d’entreprise que l’on détruit ?
Revenons en premier lieu sur la destruction des archives. Si la préservation des documents relatifs au fonctionnement d’une entreprise relève de l’obligation, il est nécessaire également régulièrement de faire un tri et de procéder à la suppression des documents qui n’ont plus d’utilité.
Cela peut être parce que leur valeur probatoire est dépassée ou encore parce que les informations qu’ils contiennent sont obsolètes, ce qui pourrait amener à des erreurs.
Les erreurs, ce sont elles dont il faut se méfier au moment de procéder à la destruction de ses archives. Car la valeur probatoire n’est pas la même pour tous les documents en vertu de leur nature.
En outre, le fait de détruire des archives n’est pas aisé car elles contiennent des données personnelles, parfois financières, parfois sensibles et que la majorité des entreprises se rendent compte qu’en confiant cette tâche à des employés, elles subissent des vols de données car les personnes qui s’en occupent ou ne les détruisent pas correctement ce qui permet leur reconstitution ou tirent profit de ces données en les vendant au plus offrant.
Des cas isolés ? On aimerait bien entendu le croire, mais selon des études, cela concernerait 90% des entreprises. Un pourcentage qui fait réfléchir si l’idée première était de faire effectuer cette tâche en interne.
Il faut également noter que le fait d’avoir des données ainsi violées représente un coût qui peut être très important et se compterait en millions d’euros ; chiffre datant de 2015 ; et donc, avant la montée en puissance de l’exploitation des données au niveau mondial.
Il peut être également chronophage de noter tous les éléments relatifs à un document au moment de le détruire, surtout si cela concerne des dizaines de milliers de feuillets. Il s’agit pourtant de pouvoir avoir une trace écrite ou tapuscrite de cette action, notamment si on souhaite intégrer ce processus à sa transition numérique.
Qui peut procéder à la destruction d’archives professionnelles ?
Les sociétés d’archivage sont sans doute les seuls prestataires qui peuvent se révéler d’une aide précieuse à différents niveaux.
On peut les contacter pour procéder au tri de ses archives et à leur récolement. Certaines entreprises, avant cela, doivent faire effectuer un désamiantage de leurs documents papier quand ils sont stockés dans des pièces de bâtiments datant d’avant 1997.
Il est également obligatoire de penser à digitaliser l’ensemble de ses documents papier pour espérer gagner en productivité et en compétitivité ; qui sont deux des objectifs de la transition numérique.
Quand vient l’heure de la destruction, elles s’assurent en premier lieu que les documents ne puissent pas être utilisés à de mauvaises fins.
Mieux, certaines d’entre elles emportent les lambeaux de papier pour que ce dernier soit recyclé et ait donc une nouvelle vie. Un acte écologique qui compte pour de nombreuses entreprises désireuses et soucieuses de réduire leur empreinte carbone.
Mais elles tiennent également un certificat de destruction d’archives. Ce document est établi à chaque fois qu’une entreprise fait appel à elles pour ce type de mission.
Le document recense bien entendu le nombre de documents détruits, mais aussi la date à laquelle cela a été effectué, le type de documents et l’identité et les coordonnées de l’entreprise d’archivage. Il est donc possible d’avoir une parfaite traçabilité de cette opération mais aussi de pouvoir justifier que cela a été fait par un prestataire compétent.